Услуги

Переплет документов
Архивная обработка документов
Подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения
Физическое уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Систематизация документов в архивохранилище

Компания «Архивная служба СПб» предлагает Вам архивный переплет документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

 Согласно ГОСТ Р 6.30-97 для деловых писем, приказов и других организационно-распорядительных (управленческих) документов предусматриваются поля следующих размеров: левое — не менее 20 до 35 мм, верхнее — не менее 20 мм, правое и нижнее — не менее 10 мм.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять 10 мм, правое — 20 мм, то есть наоборот по отношению к лицевой стороне.                                                                                                                                                                                      

Данные требования являются, не однозначными, не соблюдение их приведет к тому, что информация, которая будет необходима Вам  в работе, после переплетных работ будет зашита в корешок дела.        

Рамеры документов, которые наши специалисты смогут прошить для Вас.
 А-0, А-1, А-2, А-3, А-4, А-5... 

Переплет удобен для разноформатных документов в деле.

Толщина дела уменьшается на 20-30%, что позволяет разместить на Ваших архивных стеллажах большее количестов документов.

Мы предлагаем Вам бессрочную гарантию на наш переплет.

Архивная обработка документов - является основной и неотъемлемой частью в работе организации, позволяющая грамотно хранить документы.

Специалисты "Архивной службы СПб", проведут для Вас полный комплекс работ, который включает в себя:

Экспертиза ценности документов  - это полистное изучение документов на основании критереев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Научно-техническая обработка дела (НТО) представляет собой комплекс работ по упорядочению документов. Данный вид работ проводится после экспертизы ценности, документы систематизируются в дело по хронологическому принципу.    

Нумерация листов в деле  проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором (шариковая ручка не допускается). Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Оформление листа-заверителя дела составляется по установленной форме, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количеством вложенных в них листов), а так же указывается наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

 

Оформление обложек дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименования организации, структурного подразделения, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, так же указываются крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно или хранить 75 лет").

Все вышеперечисленные виды работ проводятся на основе:

- действующего законодательство и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения;

- нормативно-метадических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

 

  При проведении экспертизы ценности документов (выделения к уничтожению дел, не подлежащих хранению) в структурных подразделениях организации осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделяются к уничтожению дела за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.  По окончанию экспертизы ценности документов (выделения к уничтожению дел, не подлежащих хранению) с истекшими сроками хранения, составляется Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, в котором прописываются названия документов по перечню, периоды (года) документов, количество (дел) папок, статьи по перечню.  

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на утилизацию. Передача дел оформляется Актом об уничтожении документов, в котором указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

 


"Архивная служба СПб" специализируется на утилизации различных информационнах носителей, в том числе: бухгалтерские и кадровые документы с истекшими сроками хранения; журналы и книги; жесткие диски и видеокасеты; старые компьютеры и т.д.
Нашими сотрудниками будет Вам предложено в целях экономии Ваших средств, разброшюровать и оставить в дальнейшее пользование папки-регистраторы или файлы.

Наш транспортный отдел поможет Вам погрузить и вывезти на утилизацию Ваши старые архивы.

Стоимость выполняемых работ зависит от объема утилизируемых архивов.

 

         

Систематизация документов в архивохранилище это востребованный вид услуг.

Компании, которые прибегают к помощи наших специалистов это люди, которые много работают и не имея возможности и собственных сил заниматься своим архивом документов, сваливают свою документацию в помещение, которое даже не приспособлено для хранения там документов.


 

 "Архивная служба СПб" поможет Вам решить эту проблему. Наши специалисты не только помогут Вам разобрать Ваши архивы, но и систематизировать их так чтобы Ваши сотрудники за короткий период времени смогли отыскать нужный им документ.